Purchase-to-Pay — kurz P2P — bezeichnet den gesamten Prozess von der Bestellung einer Ware oder Dienstleistung bis zur bezahlten Rechnung. Der Begriff klingt technisch, beschreibt aber etwas sehr Alltägliches: In praktisch jedem Unternehmen, das etwas einkauft, läuft dieser Prozess ständig ab — oft ohne dass er als zusammenhängender Ablauf wahrgenommen wird.
Die drei Kernschritte
Auch wenn P2P im Detail viele Teilschritte umfassen kann, lässt sich der Prozess auf drei Kernphasen verdichten:
- Bestellung: Ein Bedarf entsteht, wird angefordert, freigegeben und als Bestellung an einen Lieferanten übermittelt.
- Rechnungsprüfung: Die Eingangsrechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen (der sogenannte 3-Way-Match) und zur Zahlung freigegeben.
- Zahlung: Die freigegebene Rechnung wird termingerecht beglichen — im Idealfall innerhalb der Skontofrist.
Warum P2P mehr ist als Buchhaltung
P2P wird oft als reines Verwaltungsthema abgetan — dabei entscheidet der Prozess unmittelbar über drei Dinge, die für jedes Unternehmen zählen:
- Liquidität: Wer Skontofristen systematisch verpasst oder Zahlungen unnötig früh auslöst, verschenkt bares Geld.
- Kontrolle: Ohne klare Freigabewege und Nachvollziehbarkeit entstehen blinde Flecken — von Doppelzahlungen bis zu unentdeckten Preisabweichungen.
- Handlungsfähigkeit: Ein transparenter P2P-Prozess liefert die Datenbasis für Forecasts, Budgetplanung und fundierte Einkaufsentscheidungen.
Woran ein manueller P2P-Prozess typischerweise krankt
In vielen Unternehmen läuft P2P noch stark manuell: Rechnungen werden per E-Mail oder auf Papier verteilt, abgetippt und von Hand mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Das erzeugt vier wiederkehrende Probleme — manuelle Erfassung, die fehleranfällig und personalintensiv ist, verlorene Skonti durch zu späte Freigaben, fehlende Transparenz darüber, wo eine Rechnung im Freigabelauf steht, und Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail und ERP-System.
Der Weg zu einem digitalen P2P-Prozess
Eine Digitalisierung des P2P-Prozesses setzt an genau diesen Punkten an: Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst und auf Positionsebene geprüft, der Abgleich mit Bestellung und Wareneingang läuft automatisiert, Freigaben erfolgen digital und nachvollziehbar, und Zahlungsvorschläge berücksichtigen Fälligkeiten und Skontofristen automatisch. Das Ergebnis ist kein Selbstzweck — es ist die Grundlage dafür, dass Finanz- und Einkaufsabteilungen ihre Zeit auf das verwenden können, was wirklich Wertschöpfung bringt, statt auf das Abtippen von Belegen.
P2P steht dabei nicht isoliert: Der Prozess ist eng mit Order-to-Cash (O2C, der spiegelbildliche Prozess auf der Vertriebsseite) und Record-to-Report (R2R, der Weg von der Buchung bis zum fertigen Abschluss) verzahnt. Wie die drei Prozesse zusammenspielen, zeigen wir in einem eigenen Artikel.