GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" — ein BMF-Schreiben, das festlegt, wie Buchungsbelege, Handelsbücher und sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen elektronisch geführt und archiviert werden müssen, damit sie im Fall einer steuerlichen Außenprüfung anerkannt werden.
Die Kernprinzipien
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss sich lückenlos von der Entstehung bis zur Auswertung verfolgen lassen.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Keine Buchung darf fehlen oder inhaltlich falsch sein.
- Zeitgerechte Erfassung: Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden, nicht erst am Jahresende gesammelt.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Belege dürfen nachträglich nicht mehr unbemerkt verändert werden — Änderungen müssen protokolliert werden.
Aufbewahrungsfristen
Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren [§ 147 AO, § 257 HGB]. Empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe unterliegen einer Frist von 6 Jahren. Für elektronisch archivierte Unterlagen gilt: Sie müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar und für die Finanzverwaltung im Rahmen einer Prüfung zugreifbar bleiben (Z1-, Z2- und Z3-Zugriff).
Was das für die Praxis bedeutet
Ein PDF-Ordner auf einem Firmenlaufwerk erfüllt die GoBD-Anforderungen in aller Regel nicht — es fehlen Unveränderbarkeitsnachweis, Protokollierung und definierter Prüferzugriff. Erforderlich ist eine strukturierte, revisionssichere Archivierungslösung mit dokumentiertem Verfahren: eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege erfasst, verarbeitet, abgelegt und vor Veränderung geschützt werden.
Der Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht
Mit der E-Rechnungspflicht gewinnt GoBD-konforme Archivierung zusätzliches Gewicht: Elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung enthalten strukturierte Daten, die nicht nur als PDF-Bild, sondern in ihrer maschinenlesbaren Struktur aufbewahrt werden müssen. Wer die eigene Archivierung nicht rechtzeitig darauf vorbereitet, riskiert, dass die formale Umstellung auf E-Rechnungen zwar gelingt, die Aufbewahrung im Ernstfall aber nicht prüfungssicher ist.
Was ZUGFeRD, XRechnung und Peppol BIS konkret unterscheidet, erklären wir im Artikel zu den E-Rechnungsformaten.