Alle Formate, die im Rahmen der E-Rechnungspflicht als „E-Rechnung" gelten, müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen — sie definiert, welche Angaben eine elektronische Rechnung inhaltlich enthalten muss. ZUGFeRD, XRechnung und Peppol BIS Billing sind unterschiedliche technische Umsetzungen dieser gemeinsamen Norm.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine normale, für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten. Der große Vorteil liegt in der Übergangsfähigkeit — Empfänger ohne technische Verarbeitung sehen einfach ein PDF, Empfänger mit automatisierter Verarbeitung lesen die eingebetteten Strukturdaten aus. ZUGFeRD eignet sich deshalb besonders für den Mittelstand im B2B-Bereich.
XRechnung
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle PDF-Komponente — für Menschen ohne entsprechende Software nicht direkt lesbar, dafür vollständig maschinenlesbar und strukturiert. XRechnung ist der verpflichtende Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
Peppol BIS Billing
Peppol BIS Billing ist kein reines Dateiformat, sondern zusätzlich ein europaweites Übertragungsnetzwerk: Rechnungen werden nicht per E-Mail verschickt, sondern über einen standardisierten, sicheren Netzwerkkanal direkt zwischen den ERP-Systemen von Sender und Empfänger übertragen. Für Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen gewinnt Peppol zunehmend an Bedeutung.
Welches Format ist das richtige?
Für die meisten mittelständischen B2B-Beziehungen ist ZUGFeRD der pragmatischste Einstieg — lesbar für Menschen, verarbeitbar für Systeme. Wer regelmäßig an öffentliche Auftraggeber liefert, kommt an XRechnung nicht vorbei. Und wer stark international vernetzt ist oder mit Partnern arbeitet, die bereits über Peppol angebunden sind, profitiert von der Netzwerklogik von Peppol BIS. In der Praxis unterstützen viele moderne ERP-Systeme mehrere Formate parallel — die Entscheidung hängt weniger von einer generellen „besten" Wahl ab als vom jeweiligen Empfängerkreis.
Der Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht
Ab wann welches Format für Ihr Unternehmen verpflichtend wird, hängt von Unternehmensgröße und Umsatz ab — die genauen Fristen haben wir im Artikel zur E-Rechnungspflicht zusammengefasst. Unabhängig vom gewählten Format gilt: Die empfangenen und versendeten Strukturdaten müssen zusätzlich GoBD-konform archiviert werden — die Formatumstellung allein reicht nicht.
Alle Fristen der E-Rechnungspflicht im Überblick finden Sie in unserem Fahrplan-Artikel.