Der 3-Way-Match gleicht drei Dokumente miteinander ab, bevor eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wird: die Bestellung (was wurde beauftragt?), den Wareneingang (was wurde tatsächlich geliefert?) und die Rechnung (was wird berechnet?). Stimmen alle drei in Menge, Preis und Konditionen überein, wird die Rechnung freigegeben — weicht auch nur ein Wert ab, wird der Fall geprüft, bevor gezahlt wird.
Warum dieser Abgleich so wirksam ist
Ohne 3-Way-Match verlässt sich die Zahlungsfreigabe im Grunde auf die Rechnung allein — und damit auf eine Information, die vom Lieferanten kommt, nicht aus der eigenen Beschaffung. Der Abgleich schließt genau diese Lücke: Er verhindert, dass mehr bezahlt wird als bestellt, mehr als geliefert oder für Leistungen, die nie erbracht wurden. Damit ist er eine der wirksamsten Einzelkontrollen gegen sowohl unbeabsichtigte Fehler als auch vorsätzlichen Rechnungsbetrug.
Typische Abweichungen
- Preisabweichung: Der Rechnungsbetrag weicht vom bestellten Preis ab.
- Mengenabweichung: Die Rechnung weist eine andere Menge aus als tatsächlich geliefert wurde.
- Fehlende Bestellreferenz: Eine Rechnung lässt sich keiner Bestellung zuordnen — ein klassisches Warnsignal.
- Zeitliche Abweichung: Die Rechnung trifft ein, bevor überhaupt ein Wareneingang gebucht wurde.
Manuell versus automatisiert
Manuell durchgeführt ist der 3-Way-Match aufwendig: Drei Dokumente müssen nebeneinandergelegt und Zeile für Zeile verglichen werden — bei hohem Belegaufkommen kaum vollständig leistbar. In einem digitalisierten P2P-Prozess läuft der Abgleich weitgehend automatisiert: Übereinstimmende Belege werden ohne manuellen Eingriff freigegeben, nur echte Abweichungen landen zur Klärung bei einer verantwortlichen Person. Das beschleunigt nicht nur die Freigabe — es macht sie auch erst konsequent lückenlos.
Baustein des internen Kontrollsystems
Der 3-Way-Match ist eine präventive Kontrolle im Sinne eines funktionierenden IKS: Er verhindert Fehlzahlungen, bevor sie entstehen, statt sie im Nachhinein aufzuklären. Für einen prüfungssicheren P2P-Prozess gehört er zu den Kontrollen, die Wirtschaftsprüfer typischerweise als Erstes abfragen.
Ein schneller, sauberer 3-Way-Match ist zugleich Voraussetzung für ungenutztes Skontopotenzial — Abweichungen, die den Freigabeprozess verzögern, kosten so gleich doppelt.